Arrangera Klubbresa

Denna lathund visar hur du som reseledare kan arrangera resor. Detta är inte regler utan förslag och erfarenheter som finns för att göra det lättare och roligare att arrangera resa. Läs först klubbens resepolicy.

Resmål

Här är några schyssta resmål som har genomförts eller diskuterats:

Ågelsjön – Ett vackert område vid Norrköping med trad och sport.
Nissedal – Utmärkt ställe att börja sin multipitchkarriär. 300 m långa svaturer.
Lofoten – Klättermekka i Nordnorge
Romsdalen – Alpinkänsla med många långa fina turer.
Tunaberg (a.k.a. Simonsberget) – Östkusten. Som Utby fast bättre menar somliga.
Kjugekull – Fin bouldring i Skåne
Kullaberg – Vackert kustbeläget naturreservat i Skåne med mycket trad.
Rjukan – Fenomenal isklättring i Norge med god isgaranti

Access

Tänk på att när man planerar en klätterresa bör man redan innan ta reda på hur accessproblematiken ser ut vid det tänkta resmålet. Kolla om det resmålet finns med i Accessdatabasen och ta gärna kontakt med lokala klättrare och hör vad som gäller.

Transport

Det vanligaste alternativet är transport med bil. Antingen privat bil eller en hyrd minibuss. Fördelen med privat bil är relativt lågt pris samt flexibilitet om resmålet kräver biltransport mellan klippan och sovplatsen. Minibuss är bekvämt och kan ta mycket packning. Det ger också ett bra tillfälle att lära känna många av de andra resedeltagarna i en niositsig minibuss.

Vanligt är att träffas vid parkeringen på baksidan av Nils Ericsson-Terminalen.

Köra privat bil:
En resedeltagare går med på att upplåta sin bil till resan. Hen står för alla kostnader relaterat till bilen. Bilägaren får sedan en milersättning som ska täcka drivmedel och slitage. Denna milersättning bestämmer bilägaren själv men vi rekommenderar 20 kr / mil. Denna klumpsumma kan betalas ut i efterhand eller innan.

Till exempel: Bobby åker på klubbresa som kostar 1000 kr. Bobby har en bil som ska köra några av deltagarna. Bobby betalar anmälningsavgiften på 1000 kr som vanligt. Bobby åker på resa och betalar själv för allt drivmedel. Efter resan ser Bobby att han kört 200 mil. Han får 4000 kr utbetalt av kassören.

Hyra minibuss:
Till exempel: Vi hyr 2 minibussar med 9 platser för 3000:- per bil, resan är 66 mil tur och retur vilket blir cirka 600:- för bensin. Om båda bilarna fylls blir det 400:- per deltagare.

Andra alternativ:
Charta en buss, cykel, segelbåt, flyg. Låt fantasin flöda!

Övernattningsplats och matlagning

God gemenskap uppnås genom att alla träffas på kvällen för att laga mat och berätta kryddade historier om dagens bravader. Erfarenheten säger att eldstad och regnskydd är framgångskoncept.  

Utrustning på resa

Sova, äta och klättra innebär en massa utrustning.

Grupputrustning kan reseledaren med fördel koordinera. Det kan innebära att se till att en lagom mängd tält, rep, rack o.s.v. följer med. Ett smidigt sätt är att upprätta ett Sheet i Google Drive där deltagarna fyller i vad de tar med.

Besvara följande frågor för att vara på god väg:

  • Hur ska vi sova?
  • Var ska vi laga mat, diska och äta?
  • Var får vi vatten?

Klubben har en hel del utrustning som kan användas på resor, fråga styrelsen om detta.  

Individuell utrustning, reseledaren kan föreslå en packlista för att slippa att deltagarna glömmer något.

Exempel från Nissedal 2017

The essentials (som klättrare har svurit över att ha glömt):
Solkräm, solglasögon, myggmedel, tarp

Kunskapskrav

Välj en rekommenderad minsta kunskapsnivå för deltagare baserat på resmålet. Syftet är att garantera en rolig och säker resa för alla. Nedan följer ett förslag på nivåer av förkunskap baserat på normerade kurser.

  • Inget – Deltagare som inte kan klättra är välkomna.  
  • Grönt kortSäkra topprep och göra kamratkontroll

  • Rött kort – Säkra ledklättring och leda på bult
  • Grundkurs – Etablera egna topprep på naturliga säkringar.
  • Fortsättningskurs – Leda traditionellt säkrade leder.  
  • Räddningskurs – Lösa komplexa problem i vertikal miljö

Det kommer nog alltid finnas tvetydigheter. Det är upp till reseledaren att agera enligt sunt förnuft för att skapa en trivsam resa. Stirra dig inte blind på dessa riktlinjer. 

Anmälan

För att samla anmälan från deltagare är det smidigt att använda Google Forms. Där kan du samla in

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Personnummer
  • Närmsta anhörig

Och annat om det är aktuellt för resan, t.ex.

  • Erfarenhet
  • Matpreferenser / Allergi
  • Villig att köra / har bil

Kommunkation med deltagare

Skapa en mail-tråd eller en facebookchatt där snabb info till deltagarna kan skickas. Det är också ett tillfälle för deltagarna att bekanta sig med varandra innan resan och skicka videos och artiklar om området. 

Kommunicera:

  • Packlista: se avsnitt om utrustning
  • Tider: samling för avresa, tidpunkt för hemkomst
  • Förare: Online eller i bok. Klubben har ett bibliotek med många förare och möjlighet till inköp
  • Bilplatser: Kör man flera bilar så kan dom köra vid olika tider beroende på när deltagare kan, då behöver man bestämma vem som ska med vilken bil

Marknadsföring

Klubben kommunicerar med sina medlemmar på olika sätt: hemsida, facebook, nyhetsbrev (e-mail), affischer. Styrelsen hjälper dig att nå ut i dessa kanaler. Det du behöver göra är att ta fram materialet:

  • Omfattande beskrivning: Innehåller all info som behövs för att fatta beslut om man vill följa med. Läggs ut på vår hemsida och i facebook-event.
  • Kortare beskrivning: En kortare variant som fångar intresse.
  • Affisch: Bör minst innehålla datum, resmål, klubbens logga, pris, snygg bild samt referens till ytterligare info (typ: läs mer på www.gbgkk.nu) 

Om det regnar

Med inspiration och förberedelser blir regn-dagarna inte helt värdelösa. Här är några exempel:

  • Öva räddningsscenarion: Räddning försteman/andreman. Gör en tävling av det
  • Ha en workshop:
    • Transport av skadad i oländig (ej verikal terräng)
    • Tvätta och smörja kammar
  • Spel-turningen: monopol, schack, TP, osv…
  • Löprunda
  • Bada
  • Sätt en tarp över en bumling vid ankomst så ni kan bouldra torrt om regnet kommer
  • Leda lätt styrkepass eller yogapass
  • Tävla i prusikklättring
  • Gå slackline
  • Femkamp

Guldkant

För att göra resan särskilt bra kan man lägga till en liten guldkant. Klubben kan sponsra ett litet moment av denna anledning i storlekordningen 50-100 kr / deltagare. Det kan läggas på en engångsgrej som en festmåltid eller på ett inköp, t ex en ny tarp.

Här är några exempel för hur man kan ge guldkant till en resa:

  • Laga måltider tillsammans. Kräver lite koordinering men är väldigt uppskattat och sparar tid till mer klättring
  • Klubben bjuder på en festmåltid
  • Genomför en workshop / liten utbildning (t ex jamklättring, räddning, fallträning)
  • Bjud in en lokal klättrare att berätta historier om forna tider

Säkerhet på resan

Fyll i säkerhetschecklista och säkerhetsplan från Svenska klätterförbundet. Det kan förhoppningsvis undvika olyckor och minimera skador om olyckor ändå sker. De kan vid första anblick verka överväldigande men vid närmare anblick kommer du upptäcka att de i princip bara är sunt förnuft på ett omfattande och strukturerat sätt. Ett bra tillfälle att gå igenom dokumenten med deltagarna är i bilen eller direkt när ni kommit fram. 

Styrelsen stöttar dig gärna med detta.

Produktsäkerhetslagen (PSL) har under de senaste åren varit på tal i samband med klubbaktiviteter. En kort sammanfattning av denna artikel av Svenska Klätterförbundet är: Nej, klubbresor omfattas inte av lagen. Reseledaren eller klubben är därmed inte juridisk ansvarig om någon på resan skulle råka ut för en olycka. Vi ska såklart värna om varandras hälsa och säkerhet ändå!

Budget

Budget är det roligaste som finns. När budgeten är klar skall kassören i klubben godkänna den. Använd ditt favorit kalkylprogram och räkna in:

+ Deltagaravgift
+ Spons från klubben (guldkant)
– Transport (milersättning/hyravgift, färjor, tullar, etc)
– Gemensam mat
– Boende
– Övrigt

Ansök till styrelsen om att hålla resa

Ta kontakt med reseansvarig i styrelsen och berätta lite om resan. Följande är intressant:

Destination – Var vill du resa?
När – Ungefär när vill du arrangera resa och hur många dagar?
Hur – Enkel beskrivning av resan. 

Efter att du fått godkänt är det bara sätta igång och planera!

Tidslinje för att arrangera resa

Månaden innan:

  • Ansöka om att hålla resa
  • Gör budget
  • Marknadsför resa
  • Ta in anmälningar och betalningar
  • Gör research om området

Veckorna innan:

  • Starta grupp-chatt och länka förare/artiklar etc.
  • Koodinera transport och grupputrustning
  • Gör Säkerhetsplan och säkerhetschecklista

Dagarna innan:

  • Lös sista minuten-problem och allt annat du har prokastinerat

Under resan:

  • Gå igenom säkerhetsplanen med deltagarna.
  • Spara kvitton
  • Klättra och njut

Efter resan:

  • Se till att utläggsblanketter och kvitton hamnar hos kassören.
  • Samla ihop foton och historier och skriv en artikel (frivilligt!)